Розписка про отримання орендної плати: зразок

Розписка про отримання орендної плати потрібна тоді, коли гроші передають готівкою. Це підтвердження від власника, що він отримав конкретну суму за конкретний місяць за конкретним договором. Ст. 545 Цивільного кодексу дає боржнику право вимагати від кредитора розписку про одержання виконання, і кредитор зобов'язаний її видати; наймач у частині плати і є боржником. Нижче бланк для завантаження, заповнений приклад і три правила, які допоможуть однозначно підтвердити платіж.

Коли розписка потрібна, а коли ні

Якщо плата йде переказом на рахунок власника, розписка не потрібна. Банківська виписка з призначенням платежу «плата за найм квартири за жовтень 2026 за договором від 10.09.2026» доводить і суму, і дату, і за що саме, і кому. Це найпростіший спосіб, і саме його варто записати в договір як основний.

Розписка потрібна у трьох ситуаціях. Перша: плата готівкою, з будь-якої причини. Друга: переказ без призначення платежу або з призначенням «переказ коштів», яке нічого не пояснює; тоді розписка або хоча б підтвердження в листуванні прив'язує суму до місяця. Третя: депозит готівкою при заселенні, якщо його не зафіксували в акті приймання-передачі. Про депозит краще написати в самому акті, як показано у зразку акта, і тоді окрема розписка не потрібна.

Отримання грошей у розписці підтверджує той, хто їх отримує: власник або його представник, уповноважений прийняти цей платіж. Підписаний документ передають платнику, і наймач його зберігає.

Що має бути в розписці

Мінімум із семи пунктів.

1. Слово «Розписка», місто і дата складання.
2. ПІБ того, хто отримав гроші, так, щоб його можна було однозначно зіставити з договором: зазвичай ПІБ і РНОКПП, як у договорі. Повний набір паспортних даних без потреби не дублюйте.
3. ПІБ того, хто передав гроші.
4. Сума цифрами і прописом, валюта. Готівкова плата в Україні здійснюється в гривні.
5. За що саме: «плата за найм квартири за адресою ... за період з ... до ...».
6. Підстава: «за договором найму квартири від ... року».
7. Підпис отримувача з розшифровкою.

Період важливіший, ніж здається. Розписка «отримав 18 000 грн від Коваля Д. С.» без періоду не показує, чи це плата за жовтень, чи депозит, чи борг за вересень. Через рік, коли власник скаже, що за жовтень не платили, довести протилежне такою розпискою буде складніше.

Приклад заповнення

Розписка

м. Київ, 5 жовтня 2026 року.

Я, Петренко Оксана Іванівна, РНОКПП 1234567890, отримала від Коваля Дмитра Сергійовича, РНОКПП 0987654321, грошові кошти в сумі 18 000 (вісімнадцять тисяч) гривень 00 копійок як плату за найм квартири за адресою м. Київ, вул. Прикладна, буд. 12, кв. 45, за період з 1 жовтня 2026 року до 31 жовтня 2026 року включно за договором найму квартири від 10 вересня 2026 року.

Претензій щодо суми та строку оплати за зазначений період не маю.

Петренко О. І. Підпис.

Ім'я, адреса й номери в прикладі умовні. Речення про відсутність претензій необов'язкове. Сама розписка підтверджує суму і призначення; якщо сторони окремо погодили, що пеня за прострочення за цей період не сплачується, запишіть саме цю домовленість.

Якщо гроші отримує представник власника, у розписці зазначають, від чийого імені він діє, і документальну підставу його повноважень; якщо це довіреність, вказують її реквізити і зберігають копію. До передачі грошей перевірте документальну підставу повноважень отримувача саме на прийняття цього платежу; якщо вона незрозуміла, переказуйте кошти одержувачу, вказаному в договорі. Чому квартиру, яку показує не власник, треба перевіряти окремо, пояснено тут.

Три правила, щоб розписка щось доводила

Підпис отримувача. Паперову розписку отримувач підписує власноруч, друкований текст допустимий; електронну оформлюють з електронним підписом. Повідомлення в месенджері «отримав, дякую» теж є доказом (ст. 100 ЦПК), і суд оцінює його разом з іншими; жоден вид доказу не визначає результат наперед. Але змістовна розписка з підписом отримувача значно спрощує доведення, тому основним документом краще мати її, паперову або підписану електронним підписом.

Один період, одна сума. Якщо платіж охоплює кілька місяців або різні зобов'язання, розпишіть призначення і суму кожного окремим рядком. Плату і депозит не змішуйте в одну суму.

Оригінал у платника. Розписка підтверджує виконання зобов'язання, тож її зберігає той, хто виконав. Власнику достатньо копії або фото. Якщо власник просить залишити оригінал собі «для звітності», відповідь ні.

Розписка й податки

Розписка не створює податку і не звільняє від нього. Дохід власника від найму оподатковується незалежно від того, чи писав він розписки: у 2026 році це ПДФО 18% і військовий збір 5%. Якщо орендар є фізичною особою, яка не є самозайнятою, власник сам обчислює і сплачує їх щокварталу (пп. 170.1.5 ПКУ); коли орендар є підприємцем або компанією, діють правила податкового агента. Як це працює і що з цим робити, розібрано в матеріалі про офіційне здавання.

Для орендаря отримання розписки саме по собі податку не створює. Документи про оплату оренди можуть знадобитися для податкової знижки за пп. 166.3.9 ПКУ, якщо орендар відповідає її умовам, а також щоб підтвердити витрати на житло роботодавцю, який компенсує оренду.

Якщо власник відмовляється писати розписку

Право на розписку встановлене ст. 545 ЦК, і відмова кредитора видати її дає боржнику право затримати виконання, тобто не передавати гроші, доки розписку не видано. На практиці спір із власником через папірець мало кому потрібен, тому рішення інше: переходьте на переказ із призначенням платежу. Запропонуйте це прямо: «переказую на картку з призначенням, розписка не потрібна». Причину відмови з самої відмови не встановити, і ваш інтерес тут один: підтвердження платежу. Без нього ви лишаєтесь без доказу, що платили, а що робити, коли власник стверджує, що орендар не платить, розібрано окремо.

Якщо переказ неможливий і розписки немає, лишається листування: після передачі готівки напишіть у месенджер «передав 18 000 грн плату за жовтень за договором від 10.09» і збережіть відповідь. Суд оцінює таке листування разом з іншими доказами; розписки воно не замінює, але й не порожнє місце.

Типові помилки

• Без періоду. «Отримав 18 000 грн» без місяця не показує, яке саме зобов'язання виконано; це з'ясовуватимуть за змістом розписки та іншими доказами.
• Без підстави. Немає посилання на договір, тож розписка може стосуватися будь-якої квартири і будь-якої домовленості.
• Сума лише цифрами. Сума словами поруч допомагає виявити розбіжність або дописану цифру.
• Розписку підписав орендар. Текст може підготувати будь-хто, але отримання підтверджує своїм підписом саме отримувач. Документ від платника про те, що він заплатив, отримання не підтверджує.
• Оригінал забрав власник. Оригінал зберігає платник. Копію суд оцінює за окремими правилами (ст. 95 ЦПК), і доводити платіж лише фото складніше.
• Розписка замість договору. Розписка підтверджує платіж, а не умови найму. Якщо договору немає, спочатку договір, і як його скласти, показано в шаблоні з поясненнями.

Зворотна розписка: коли повертають депозит

При виїзді ситуація дзеркальна. Власник повертає депозит, і тепер розписку пише орендар: «отримав від Петренко О. І. 18 000 грн як повернення забезпечувального платежу за договором найму від 10.09.2026, претензій не маю». Якщо власник утримав частину, у розписці орендар зазначає отриману суму, а утримання власник обґрунтовує окремим письмовим розрахунком із документами. Речення «претензій не маю» в такому разі не пишуть, доки утримання не погоджене.

Переказ депозиту назад на рахунок з призначенням «повернення забезпечувального платежу» робить і цю розписку зайвою.

Облік платежів на HataHub

Договір визначає умови оплати, а розписка фіксує отримання конкретного платежу. Зберігайте їх разом і перед передачею грошей перевіряйте, що отримувач є кредитором за договором або уповноважений прийняти платіж від його імені. Сам факт родинного зв'язку чи запис квартири в ДРРП на іншого з подружжя цих повноважень не визначає.

Договір на квартиру створює власник об'єкта у своєму кабінеті: для об'єктів із ДРРП сервіс перевіряє право власності за реєстром, а вручну додані об'єкти проходять погодження модератором. Обидві сторони входять через Дію, тож ПІБ і РНОКПП беруться з підтверджених даних Дії, а паспортні дані можна передати з Дії, взяти збережені або заповнити вручну. Фізичні особи та ФОП підписують документи через Дія.Підпис; сервіс зберігає підписи і час їх отримання, а після всіх підписів кожна сторона завантажує підписаний комплект у своєму кабінеті.

Після підписання договору і акта приймання-передачі відкриваються комунальні і рахунки. Показники з акта стають початком обліку: власник задає категорії і тарифи, орендар щомісяця подає показники в застосунку, сервіс нагадує 25-го числа, якщо їх ще немає, повідомляє про прострочення і рахує суму. Щомісячні рахунки за оренду і комунальні мають дати оплати, реквізити для переказу, щойно власник додасть свій IBAN, і позначку «сплачено», яку ставить власник після отримання грошей і бачать обидві сторони. Документ про фактичний переказ зберігайте окремо: позначка є обліком, а не банківським підтвердженням. Депозит показано окремою карткою з датою передачі квартири. Обидві сторони бачать один і той самий журнал рахунків і позначок про оплату, тож призначення кожного платежу не залежить від пам'яті; документи про фактичну передачу грошей, банківські чи розписку за готівку, зберігайте окремо. Оголошення власників, право яких підтверджено, мають позначку «Перевірено» або «Жива зйомка», якщо медіа пройшли перевірку, в добірці оренди в Києві.