Акт приймання-передачі квартири в оренду: зразок і приклад заповнення

Акт приймання-передачі квартири це документ, який обидві сторони підписують у день, коли наймач отримує ключі. Він фіксує стан квартири, перелік майна, показники лічильників і кількість ключів на конкретну дату. Закон не вимагає такого акта для найму житла, але без нього спір про депозит при виїзді зводиться до того, хто краще пам'ятає подряпину на дверцятах. Нижче порожній бланк для завантаження, заповнений приклад для звичайної двокімнатної квартири і пояснення до кожного розділу.

Це додаток до договору найму; сам договір з поясненнями є в окремому матеріалі.

Навіщо потрібен акт, якщо є договір

Договір описує умови: строк, плату, депозит, хто платить за комунальні. Він не описує, в якому стані квартира була в день заселення. Саме цей стан стає предметом спору через рік: чи була пляма на дивані, чи працювала духова шафа, скільки ключів передали, які цифри стояли на лічильнику води.

Цивільний кодекс у ст. 819 покладає поточний ремонт на наймача, а капітальний на наймодавця, якщо договором не встановлено інше. Загальна норма ст. 785 ЦК зобов'язує наймача повернути річ у стані, в якому її одержано, з урахуванням нормального зносу; для найму житла її застосовують у частині, що не суперечить главі 59, тому обов'язок повернути квартиру в початковому стані краще записати і в договір. Обидві норми спираються на початковий стан квартири, і саме його встановлює акт. Підстави для утримання з депозиту визначають за договором, причиною пошкоджень і всіма доказами разом: актами, фотографіями, листуванням. Для найму будівлі ст. 795 ЦК передбачає оформлення передання актом, і з цього моменту обчислюють строк найму, якщо договором не встановлено інше. Глава 59 про найм житла окремої вимоги щодо акта не містить, тому сторони домовляються про нього самі, і саме тому в договорі варто записати, що акт є його невід'ємною частиною.

Другий акт складають при виїзді. Порівняння двох актів дає сторонам спільну точку відліку замість спогадів. Якщо спір дійде до суду, той оцінює акти разом з іншими доказами і жодному не надає наперед встановленої сили (ст. 89 ЦПК). Як діяти, коли власник утримує депозит без такого порівняння, розібрано окремо.

Що має бути в акті

Робочий акт містить сім блоків. Порядок неважливий, важливо, щоб жоден не був порожнім.

1. Сторони і підстава. ПІБ наймодавця і наймача так само, як у договорі, номер і дата договору, адреса квартири.
2. Дата й час передачі. У договорі варто погодити, що саме з цього моменту наймач відповідає за передане майно й оплачує спожиті послуги.
3. Стан приміщень. По кімнатах: стіни, підлога, стеля, вікна, двері, сантехніка, електрика. Дефекти описують конкретно, з місцем і розміром.
4. Перелік майна. Меблі й техніка з кількістю, станом і для техніки моделлю та серійним номером. Дрібні недорогі речі на кшталт вішалок не потрібні; те, що коштує понад кілька тисяч гривень, потрібне.
5. Показники лічильників. Електроенергія, холодна вода, гаряча вода, газ, тепло. Записують і номер лічильника, і показник, і дату зняття.
6. Ключі та доступ. Кількість комплектів, від чого кожен ключ, брелоки від домофону й шлагбаума, коди.
7. Фото і відео. Кількість файлів, назви або посилання на спільну папку, до якої обидві сторони мають доступ.

Окремим рядком варто зафіксувати, що забезпечувальний платіж отримано, з сумою і способом. Тоді акт водночас є розпискою про депозит, і окрему розписку писати не потрібно.

Приклад заповнення

Нижче заповнений акт для вигаданої двокімнатної квартири. Імена й адреса умовні; цифри показують, наскільки конкретними мають бути записи.

Акт приймання-передачі квартири

Додаток 1 до договору найму квартири від 10 вересня 2026 року.

м. Київ, 10 вересня 2026 року, 18:30.

Наймодавець Петренко Оксана Іванівна передала, а Наймач Коваль Дмитро Сергійович прийняв квартиру за адресою: м. Київ, вул. Прикладна, буд. 12, кв. 45, загальною площею 54,2 кв. м, дві кімнати, 7 поверх.

1. Стан приміщень

Кімната 1 (спальня, 14 кв. м). Стіни: фарбування, світло-сіре, без пошкоджень. Підлога: ламінат, на відстані близько 40 см від балконних дверей потертість площею приблизно 5 на 8 см. Вікно металопластикове, двостулкове, стулки відчиняються, ущільнювач цілий. Двері міжкімнатні, білі, замок працює.

Кімната 2 (вітальня, 18 кв. м). Стіни: шпалери, на стіні праворуч від входу на висоті близько 90 см слід від кріплення завширшки 2 см. Підлога: ламінат без пошкоджень. Вікно металопластикове, на лівій стулці ручка тугіша за іншу, закривається.

Кухня (9 кв. м). Стіни: плитка над робочою зоною, решта фарбування. На плитці біля мийки скол на одній плитці розміром до 1 см. Підлога: плитка без сколів. Змішувач працює, підтікань немає.

Ванна кімната (4 кв. м). Плитка на стінах і підлозі без пошкоджень. Ванна акрилова, на дні дві подряпини завдовжки близько 3 см. Унітаз, зливний бачок працюють. Витяжка працює.

Коридор і балкон. Вхідні двері металеві, замки: два, обидва працюють. Балкон засклений, підлога дерев'яна, без пошкоджень.

2. Майно

Найменування	Кількість	Модель, серійний номер	Стан
Холодильник	1	Samsung RB34, S/N 0A2B44	Працює, на дверцятах вм'ятина до 3 см
Пральна машина	1	Bosch WAN2417, S/N FD9905	Працює
Варильна поверхня індукційна	1	Electrolux, S/N 2263	Працює, всі 4 зони
Духова шафа	1	Electrolux, S/N 2264	Працює
Бойлер	1	Atlantic 80 л	Працює
Кондиціонер	1	Cooper&Hunter 09	Працює, пульт передано
Диван розкладний	1	сірий, тканина	Механізм працює, плям немає
Ліжко двоспальне з матрацом	1	160 на 200	Без пошкоджень
Шафа-купе	1	спальня	Одна стулка зіскакує з напрямної
Кухонний стіл і 4 стільці	1 і 4	дерево	Без пошкоджень
Роутер	1	TP-Link Archer C6	Працює, пароль передано

3. Показники лічильників на 10 вересня 2026 року

Лічильник	Номер	Показник
Електроенергія	123456789	04521,7
Холодна вода	7788101	00318,410
Гаряча вода	7788102	00196,225
Тепло (квартирний)	немає	будинковий, розподіл за площею

4. Ключі та доступ

Передано 2 комплекти ключів, у кожному: ключ від верхнього замка, ключ від нижнього замка, ключ від поштової скриньки. Передано 2 брелоки домофону. Код під'їзду 45В.

5. Фото і відео

Сторони зробили 46 фотографій і 1 відео тривалістю 6 хв 12 с, файли завантажено в спільну папку, посилання на яку обидві сторони надіслали одна одній у месенджері 10 вересня 2026 року. Файли названо за кімнатами і датою.

6. Платежі

Наймач передав Наймодавцю забезпечувальний платіж 18 000 грн переказом на рахунок, зазначений у договорі, призначення платежу «забезпечувальний платіж за договором найму від 10.09.2026». Плату за найм за вересень у сумі 12 600 грн (за 21 день з 10 по 30 вересня) сплачено того ж дня.

7. Підписи

Наймодавець: Петренко О. І. Підпис. Наймач: Коваль Д. С. Підпис.

Зверніть увагу на три речі в цьому прикладі. Дефекти записано з місцем і розміром, а не словами «є подряпини». Для техніки вказано серійні номери, тож замінити холодильник на старіший непомітно не вийде. Плату за неповний місяць порахували пропорційно кількості днів, і це теж записали.

Лічильники: що саме записати

Кількість і розташування лічильників різняться від будинку до будинку, тому не обмежуйтеся трьома звичними. Спитайте власника, які саме рахунки приходять на квартиру, і пройдіть за списком. Для кожного лічильника фіксуйте заводський номер з корпусу, показник з усіма цифрами після коми і дату. Сфотографуйте табло так, щоб номер і цифри були на одному знімку.

Якщо в будинку тепло розподіляють за площею без квартирного лічильника, так і запишіть. Якщо на лічильнику закінчився строк повірки, це теж варто зазначити і з'ясувати в постачальника, як це впливає на нарахування за цією послугою і хто організовує повірку.

Показники на дату передачі потрібні не лише для акта. Наймач передає їх у свою першу передачу показників постачальнику, а власник у кабінеті постачальника бачить, з якої цифри почалося споживання наймача. Борг, що виник до дати акта, лишається на власнику, і про це має бути рядок у договорі.

Фото і відео як частина акта

Фотографії можуть підтверджувати стан квартири й без акта, але окремо від нього їх складно прив'язати до дати передачі і до того, що інша сторона їх бачила. Акт з фотографіями працює інакше. Він називає кількість і назви файлів та місце, де вони лежать, а обидва підписи підтверджують, що сторони їх узгодили.

Практичний порядок такий. Спершу знімають загальний план кожної кімнати від дверей, потім кожен дефект з предметом для масштабу, потім табло лічильників і серійні номери техніки. Відео одним дублем від вхідних дверей через усі кімнати доповнює фото. Файли складають в одну папку, до якої мають доступ обидві сторони, а в акті пишуть кількість і назви файлів. Кожна сторона зберігає власну копію погодженого набору і листування про його отримання: спільна папка сама по собі не гарантує, що склад файлів не зміниться.

Типові помилки

• Акт підписано «без зауважень» за п'ять хвилин. Такий акт ускладнює наймачу доведення, що дефект існував до заселення. Огляд двокімнатної квартири з фото займає близько години, і це нормальний час.
• Стан описано словами «задовільний» або «хороший». Це оцінка, а не факт. Замініть на опис: що, де, якого розміру.
• Техніка без серійних номерів. Без номера сторони сперечатимуться, чи це та сама пральна машина.
• Показники лічильників без номерів лічильників і дати. Постачальник ідентифікує прилад за номером; показник без нього не прив'язати до рахунку.
• Депозит переданий готівкою без рядка в акті. Через рік довести передачу буде складно. Передачу готівки підтвердіть розпискою отримувача або рядком в акті, а для переказу збережіть банківський документ із призначенням платежу.
• Один примірник в одної сторони. Кожна сторона зберігає підписаний примірник або підписаний електронний документ.

Що саме оглянути в квартирі до підписання, з переліком точок від електрики до вентиляції, розібрано в матеріалі про огляд квартири.

Акт при виїзді

Акт повернення складають за тією ж структурою, і його головна цінність у порівнянні з актом заселення. Нові пошкодження, яких не було в першому акті, є предметом розмови про утримання. Щоб утримати частину депозиту, власник має показати відповідальність наймача за пошкодження, передбачену договором підставу і підтверджену суму витрат на відновлення з урахуванням нормального зносу. Нормальний знос це те, що сталося б із квартирою за цей строк при звичайному користуванні: потертий ламінат у проході, вицвілі шпалери на сонячній стіні. Він не є підставою для утримання.

Якщо одна сторона відмовляється підписувати акт повернення, інша складає свій акт з фото, надсилає його письмово і пропонує спільний огляд. Договір може передбачати, що така відмова не зупиняє строк повернення депозиту. Чим депозит відрізняється від завдатку і плати за останній місяць, пояснено в окремому матеріалі.

Як це виглядає на HataHub

Акт фіксує стан квартири, а особу підписанта, право власності та повноваження потрібно перевірити окремо. Якщо підписує представник, перевірте документальну підставу його повноважень. Родинного зв'язку для цього недостатньо, але й запис квартири на одного з подружжя сам по собі не виключає спільної власності.

Договір на квартиру створює власник об'єкта у своєму кабінеті: для об'єктів із ДРРП сервіс перевіряє право власності за реєстром, а вручну додані об'єкти проходять погодження модератором. Обидві сторони входять через Дію, тож ПІБ і РНОКПП беруться з підтверджених даних Дії, а паспортні дані можна передати з Дії, взяти збережені або заповнити вручну. Фізичні особи та ФОП підписують документи через Дія.Підпис; сервіс зберігає підписи і час їх отримання, а після всіх підписів кожна сторона завантажує підписаний комплект у своєму кабінеті.

Акт приймання-передачі є частиною цього самого договору: дата передачі, кількість ключів, показники лічильників, перелік майна і до 30 фотографій, підписані обома сторонами. Після підписання договору і акта приймання-передачі відкриваються комунальні і рахунки. Показники з акта стають початком обліку: власник задає категорії і тарифи, орендар щомісяця подає показники в застосунку, сервіс нагадує 25-го числа, якщо їх ще немає, повідомляє про прострочення і рахує суму. Щомісячні рахунки за оренду і комунальні мають дати оплати, реквізити для переказу, щойно власник додасть свій IBAN, і позначку «сплачено», яку ставить власник після отримання грошей і бачать обидві сторони. Документ про фактичний переказ зберігайте окремо: позначка є обліком, а не банківським підтвердженням. Продовження і зміна плати оформлюються додатковою угодою поруч із договором, яку підписують обидві сторони. До підписання акта приймання-передачі сторони можуть підписати угоду про припинення за взаємною згодою; після нього розірвання оформлюється повідомленням, яке підписує ініціатор, а акт повернення власник створює після такого повідомлення або коли до завершення строку лишається не більше 30 днів; підписують його обидві сторони. Оголошення власників, право яких підтверджено, мають позначку «Перевірено» або «Жива зйомка», якщо медіа пройшли перевірку, в добірці оренди в Києві.